Passo a passo para fazer reuniões mais produtivas
No texto de semana passada, ressaltamos a importância das reuniões para as empresas, desde que elas sejam – é claro – produtivas.
Hoje, então, elaboramos um passo a passo para fazer reuniões mais produtivas. São dicas simples e que fazem uma grande diferença. Vamos lá?
#1 Tenha objetivos claros
Toda reunião precisa ter um propósito, se não, você chegará ao final sem saber o motivo pelo qual ela foi realizada. Antes de chamar as pessoas para participar, tenha em mente o que pretende discutir, qual problema deseja resolver ou quais resultados pretende alcançar com essa reunião.
#2 Elabore a pauta
A pauta é essencial para otimizar o tempo e manter o foco e a objetividade da reunião. Liste os assuntos a serem tratados, colocando os mais importantes por primeiro. Ao convidar as pessoas para a reunião, já compartilhe com elas esses assuntos, tornando o encontro mais produtivo.
#3 Determine o tempo
Considere um tempo para discutir cada um dos assuntos em pauta e deixe alguns minutos extras, caso necessário. Ao longo da reunião, controle o tempo de acordo com o estabelecido na pauta, evitando que as pessoas se dispersem ou a reunião se estenda além do previsto. Valorize e respeite seu tempo e o tempo das outras pessoas também.
#4 Defina quem vai falar
Ao elaborar a pauta, pense quem são as pessoas mais indicadas para abordar cada assunto. Assim, você conseguirá envolver mais pessoas e os assuntos serão tratados com mais assertividade, otimizando o tempo da reunião.
#5 Saia da reunião com um plano de ação
Elabore um plano de ação ao final da reunião, contendo o que cada um ficou responsável por fazer, com prazos definidos, a partir do que foi discutido. É importante ter clareza sobre isso, para que, no próximo encontro, os assuntos tenham sido resolvidos e a pauta retorne com outros assuntos.
#6 Registre tudo em ata
Defina alguém para fazer a ata durante a reunião e registrar um resumo do que foi discutido, quem participou, quais os resultados e assim por diante. Ao final, a ata pode ser enviada a todos os participantes. Dessa forma, as informações não serão perdidas e poderão ser aproveitadas numa próxima oportunidade.
Pronto para seguir o passo a passo?
Acreditamos que reuniões produtivas contribuem para equipes mais produtivas e ambientes de trabalho mais colaborativos. Por isso, cultive o hábito de fazer reuniões periódicas e colha os frutos em sua empresa.
Até breve!
Forte abraço!
Adm. Vanderlei Feldmann
Feldmann Assessoria em Gestão Comercial / Estúdio Vendas
Fone/Whats: 49 9 9813 6013
Insta: @vfeldmann – @estudio.vendas