Reuniões on-line: Como realizá-las de forma eficaz? Confira nossas dicas!
Neste ano, nossa rotina mudou e precisamos nos adaptar a novas ferramentas de trabalho, entre elas, as reuniões on-line, que se tornaram comuns e indispensáveis em tempos de isolamento social.
Mesmo com o retorno às atividades presenciais, a realização de reuniões através de plataformas digitais deve continuar. Por isso, separamos algumas dicas para que você possa executá-las com mais eficácia, obtendo os resultados desejados. Confira!
1 – Escolha a ferramenta mais adequada para a reunião
Ao determinar em qual plataforma será a reunião, considere algumas questões: É importante que vocês vejam uns aos outros? Quantas pessoas vão participar? Você precisará compartilhar sua tela? A ferramenta é compatível com seu sistema operacional?
Perguntas como essas podem ajudar você a definir o melhor local para a reunião. Entre as plataformas gratuitas mais utilizadas, recomendamos:
– Zoom Meetings: Permite reunir até 100 pessoas na versão gratuita e fazer, além da videoconferência, conversa por chat, transferência de arquivos, compartilhamento de tela, gravação da reunião, quadro de anotações e controle de microfone. O tempo permitido para realizar reuniões na versão free é de 40 minutos, sendo que, para reuniões entre duas pessoas, não há restrição de tempo.
– Skype: Ferramenta mais conhecida antes da pandemia, o Skype permite realizar conferências com até 50 participantes na versão gratuita. Durante a chamada, você pode enviar mensagens para o grupo via chat, compartilhar a tela e transferir arquivos, por exemplo.
– Google Meet: Com ele, as reuniões na versão gratuita podem ter até 100 participantes, com duração máxima de uma hora. Caso passe do tempo, é possível abrir uma nova videoconferência para continuar. Assim como o Zoom, o Google Meet também permite o compartilhamento de tela, chat e envio de arquivos, entre outras funcionalidades.
– WhatsApp: Para reuniões mais simples e rápidas, com até quatro pessoas, o WhatsApp também é um recurso recomendado. Diferentemente das outras plataformas, ele não permite acesso a outro aplicativo ou envio de arquivos durante a chamada de vídeo. A qualidade do vídeo e do áudio também são menores, mas, em casos específicos, o WhatsApp pode ser bastante útil.
2 – Agende a reunião com antecedência
Após escolher a plataforma mais adequada, agende sua reunião e informe as pessoas para que elas se programem com antecedência. É importante que elas deem, à reunião on-line, o mesmo valor de uma reunião presencial.
Uma boa dica é colocar a reunião na agenda do Google (Google Calendar) e compartilhar com os convidados. Assim, eles serão lembrados, via e-mail ou no próprio aplicativo, antes do encontro.
3 – Envie a pauta aos participantes
Ao agendar a reunião, você também pode enviar a pauta a todos os participantes, para que estejam cientes de todos os assuntos a serem tratados.
Destaque na pauta os tópicos que serão discutidos, qual é o tempo disponível para abordar cada tema, quem fica responsável por cada tópico e quem serão as pessoas presentes na reunião. Dessa forma, a reunião será mais prática e objetiva.
4 – Estabeleça regras
Quando estamos em uma videoconferência, é normal acontecerem interferências e perdermos o foco. Para evitar que isso ocorra, é válido estabelecer algumas regras e enviar aos participantes da reunião.
Sugira, por exemplo, que as pessoas leiam previamente a pauta, testem os equipamentos antes de entrar na reunião, desliguem as notificações do celular e do computador e estejam em um ambiente tranquilo.
Durante a reunião, oriente que as pessoas não interrompam quem estiver falando e, caso tenham algum complemento à fala de alguém, enviem uma mensagem através do chat, demonstrando que desejam usar a palavra na reunião.
5 – Faça uma ata
Assim como nas reuniões presenciais, a ata é indispensável para registrar o que foi discutido e o que será feito a partir de então. Deixe alguém responsável por redigi-la e envie, posteriormente, a todos os participantes.
6 – Procure engajar as pessoas na reunião
Nem todos se sentem à vontade para falar nas reuniões, mas você pode capacitá-las e encorajá-las a contribuir com suas sugestões.
Uma forma de fazer isso é estruturar a reunião para que todos tenham a oportunidade de falar e expressar sua opinião sobre determinado assunto. Outra sugestão é criar um documento on-line, onde todos possam escrever suas ideias e fazer conclusões após a reunião.
Para finalizar…
Sabemos que estar familiarizado com todas essas ferramentas não é algo que vai ocorrer de uma hora para outra, mas são situações que nos levam a aprender mais e nos capacitam para desafios maiores.
Desejamos que você tenha êxito ao aplicar nossas dicas e se aperfeiçoe cada vez mais.
Até breve!
Forte abraço!
Adm. Vanderlei Feldmann
Feldmann Assessoria em Gestão Comercial / Estúdio Vendas
Fone/Whats: 49 9 9813 6013
Insta: @vfeldmann – @estudio.vendas