Lean Management – Gestão administrativa enxuta

O Lean Management é a redução de desperdício dentro de um sistema administrativo composto por comercial, financeiro, compras, qualidade e outros processos de apoio. A filosofia Lean foi criada pelo sistema de produção Toyota para as áreas de manufatura, que se originou o nome Lean Manufacturing de manufatura enxuta, focada na redução dos sete tipos de desperdícios (superprodução, tempo de espera, transporte, excesso de processamento, inventário, movimento e defeitos).

Mas por que não uma administração enxuta?

Dentro de qualquer organização existem áreas que trabalham diretamente na “fabricação” ou na ação que gera resultado diretamente ao cliente ou associado. Como entender o Lean dentro da administração, como por exemplo um sindicato.
Primeiro precisamos determinar as áreas que agregam valor ao cliente, como por exemplo no sindicato a área jurídica, que trabalha o acordo coletivo entre patronal e funcional, e de ações de desenvolvimento para associados devem ser as áreas mais investidas, pois estão em constante entrega de serviços aos associados. Gerando valor. Outro exemplo é uma agência de viagens. Faça a pergunta. Qual setor que agrega mais valor em uma agência? Vendas? Qualidade? Financeiro? Não, talvez seja a área que vai entregar o pacote comprado pelo cliente que são os guias em diversas cidades espalhadas pelo mundo. Eles entregam diretamente o serviço. Essa área deve ser a mais investida. Claro, vivendo este cenário. Cada empresa vive um cenário diferente do outro, tudo precisa ser muito bem avaliado.

Na filosofia Lean Management as áreas como financeiro, contabilidade, qualidade, compras e outros processos de apoio, neste caso, devem ser reduzidas ao máximo. Devem estar com um sistema de gestão mais sofisticado a fim de reduzir o tempo, através da automatização dos processos cotidianos, facilitando as atividades repetitivas.
A área administrativa deve estar com um layout bem definido para que flua as informações rapidamente não precisando de mais uma pessoa ou outro recurso para comunicação que gere custo a empresa. O pensamento Lean administrativo deve estar vinculado à redução de desperdício de tempo e documento, trabalhando a desburocratização. Neste processo pode-se trabalhar de forma contínua o sistema 5S’s para controlar estoques de produtos administrativos utilizando o sistema Toyota – Kanban, ou selecionando o que é útil nas mesas e armários para a procura ser mais rápida.
Baseado nos pilares do Lean, uma empresa que tem processos administrativos pode trabalhar o:

• Valor, que é determinar quais áreas que agregam valor ao cliente. Quantificar os esforços internos por área, para saber onde deve investir mais e onde deve trabalhar forte a redução de custo, através de diversas ferramentas de automação e controle de processos. Não que as outras áreas não precisem;

• Fluxo de valor, que é mapear a entrada, o processo e a saída dos serviços, analisando cada ponto, para encontrar falhas e perdas durante o processo;

• Fluxo de processo, que é aproximar ao máximo todos os processos realizados para entregar o serviço ou ação em menos tempo e com qualidade superior reduzindo os custos;

• Serviço puxado (produção puxada), que é executar ações e serviços somente por demanda e não manter uma estrutura para atender uma possibilidade de negócios fechados;

• Perfeição que a sincronia perfeita de todos estes pontos, analisando o que agrega valor, para investir no correto e reduzir no menos produtivo, minimizando as perdas e aproximando processos.

E para fechar: trabalhando sob demanda, fazendo com que o cliente determine o tamanho do meu esforço financeiro e de processo na execução dos serviços.

Para esta filosofia existem diversas ferramentas na área de manufatura, porém existem formas de adapta-las para o administrativo a fim de alcançar a necessidade de aproveitar melhor todos os recursos disponíveis.